سیستم مدیریت عملکرد (PMS) قسمت ششم

۰۹ خرداد سیستم مدیریت عملکرد (PMS) قسمت ششم

سیستم مدیریت عملکرد (PMS)

Performance Management System

 

پیش درآمد:

با سلا م و احترام خدمت شما فرهیختگان،

قصد دارم نکاتی در رابطه با سیستم مدیریت عملکرد بصورت یک بحث چند قسمتی خدمتتان ارائه کنم، امیدوارم با بازخوردهای خود بر غنای آن بیافزایید.

متشکرم. عسگر یوسفیان- رئیس هیئت مدیریت کاوشگران بهره‌وری پویای پارس

قسمت ششم:

جمع‌آوری داده‌ها، مشاهده و مستندسازی

مقدمه:

جمع‌آوری داده‌ها ،روش سیستماتیک و سازماندهی شده‌ای برای جمع‌آوری اطلاعات مربوط به عملکرد کارمندان، محیط کار یا سازمان است.

مشاهده، روش خاصی برای جمع‌آوری داده‌ها است. مشاهده چیزی است که شما مستقیماً می‌بینید یا می‌شنوید. مثال وقتی می بینید یا می‌شنوید که کارمندی به مشتری بی‌احترامی می‌کند یک نوع مشاهده است.

مستندسازی، نگهداری و ضبط اطلاعات است که از عدم گم شدن آن و در دسترس بودن به موقع آن اطمینان حاصل آید.

توجه:

ما به جمع‌آوری داده‌ها و مشاهده عملکرد برای شناسایی و حل مشکل می‌پردازیم. برای حل مشکل نیاز به دو چیز داریم:

۱٫        اینکه مشکلی وجود دارد،

۲٫        علت بروز مشکل چیست

 

 

دلایل جمع‌آوری داده‌ها، مشاهدات و مستندسازی

می‌توان دلایل اصلی را به شرح زیر ارائه داد:

  • تهیه شواهد دائمی مبتنی برمستندات از عملکرد مثبت و منفی کارکنان که می‌تواند پایه‌ای برای تصمیم‌گیری شود،
  • شناسایی زودهنگام مشکلات بالقوه که بدین ترتیب آنها را مشخص نموده و این امر منجر به پیشرفت کارکنان می‌شود،
  • شناسایی توانمندی‌های کارکنان که پیشرفت بهتری داشته و کارآمدتر شوند،
  • افزایش انگیزش و مشارکت کارکنان از طریق شناسایی عملکرد خوب آنها،
  • جمع‌آوری اطلاعات کافی و صحیح به منظور جلوگیری از بروز مشکل و در صورت بروز حل آنها،
  • ثبت و ضبط عملکردهای خاص و ارتباط عملکرد که می‌تواند در اقدامات انضباطی و مرتبط با شکایات بالقوه در دادگاه مورد استفاده قرار گیرد.

چه چیزی را جمع‌آوری می‌کنیم؟ چه چیزی را مستند می‌کنیم؟

ما عمدتاً روی اطلاعاتی تمرکز می‌کنیم که مرتبط با مدیریت عملکرد باشد. ولی در ذهن داشته باشید که مدیریت عملکرد تنها جزئی از فرایند مداوم بهبود است. جمع‌آوری اطلاعات را به منظور اهداف زیر انجام دهید:

  • تعیین نمونه‌هایی از عملکرد ضعیف و یا خارق العاده،
  • تعیین علل مشکلات عملکردی،
  • اثبات عوامل تاثیرگذار بر عملکرد خارق العاده،
  • ارائه شواهدی که معلوم کند آیا کارمندان به اهداف و استانداردهایشان دست یافته‌اند یا خیر.

 

این اطلاعات را از کجا استخراج می‌کنید؟ منابع زیادی وجود دارد از جمله:

  • مشتریان مستقیم،
  • مجریان،
  • خودتان (مدیر)،
  • کارمندان و مدیران سایر دوایر که با دایره و کارمندان دایره شما در تعامل هستند،
  • تامین کنندگان مواد.

سئوال بعدی این است: من چه چیزی را باید مستندسازی کنم؟ با ملاحظه مدیریت عملکرد، این احتمال وجود دارد که مستندسازی کرده و یا آن را ادامه دهید:

  • دستیابی (یا نقص در دستیابی) به اهداف و استانداردها،
  • قدردانی و انتقاد از رفتار کارکنان و یا کار آنها،
  • شواهد خاص و مورد نیاز برای تعیین کارهای برجسته و یا عملکرد ضعیف،
  • سایر داده‌هایی که به شما و کارمندان‌تان در شناسایی مشکلات (یا موفقیت‌ها) کمک کند،
  • ضبط مکالمات مرتبط با عملکرد که با یک کارمند داشته‌اید و در نظر داشتن به موقع آن
  • داده‌های شایع و بحرانی

آخرین مورد، به رفتارهای شدید (معمولاً منفی) از قبیل رفتارهای غیر معمول، فحاشی به مشتریان، فریاد زدن، تهدید سایر کارمندان و سرقت اشاره می‌کند.

چند توصیه:

می‌خواهم این قسمت را با چند توصیه به پایان ببرم:

  • لیست کنید که کارکنان در جمع‌آوری داده‌‌ها چه کمکی می‌توانند به شما کنند،
  • اطلاعات را با هدف خاصی جمع‌آوری کنید. مراقب باشید به “تب داده” گرفتار نشوید،
  • بین چیزهایی که مشاهده و چیزهایی که استباط می‌کنید فرق قائل شوید،
  • ….

چک لیست:

  • جمع‌آوری اطلاعات، مشاهده و مستندسازی به شما این اجازه را می‌دهد که مدیریت عملکرد را بر پایه حقایق بنا کنید نه بر پایه احساسات،
  • مستندسازی این اطمینان را می‌دهد که اطلاعات مهم هیچ‌وقت گم نمی‌شوند،
  • روش‌های جمع‌آوری داده و چیزهایی که جمع‌آوری می‌کنید به اهدافتان بستگی دارد،
  • غیر ممکن است مدیر مسئول جمع‌آوری کلیه اطلاعات باشد و اصولاً این کار عاقلانه نیست که مدیر بخواهد همه اطلاعات را خود جمع‌آوری کند.

 

پایان – قسمت ششم،

موفق باشید

 

بدون نظر

نظر شما چیست؟