قسمت پنجم از سلسله مطالب #ابزار_ارزیابی_فرایند_مدیریت_منابع_انسانی(PST)

۲۷ خرداد قسمت پنجم از سلسله مطالب #ابزار_ارزیابی_فرایند_مدیریت_منابع_انسانی(PST)

۵-فرآیند ارزیابی در PST

خودارزیابی یک بازنگری جامع و منظم از فعالیت‌ها و دستاوردهای یک سازمان با استفاده از مدل تعالی سازمانی است. فرآیند خودارزیابی، امکان تشخیص صریح نقاط قوت و زمینه‌های قابل بهبود را برای سازمان فراهم می‌سازد. در ارزیابی و خودارزیابی‌های اولیه، شرکت‌ها روند بهبود را طی دوره‌های عملیاتی متوالی در داخل سازمان می‌سنجند و در سطوح بالاتر تعالی، این کار را از طریق مقایسه خود با رقبای محلی، سازمان‌های الگو و سازمان‌های تراز اول در حرفه خود یا حرفه‌های مشابه در جهان انجام می‌دهند.

 

-۱- نکات عمومی

خود ارزیابی باید توسط تیمی متشکل از افراد مسئول در فرآیند مورد ارزیابی، انجام پذیرد. مدیر منابع انسانی یا صاحب فرآیند در صورتیکه بخواهد ارزیابی را بدون مشارکت سایرین انجام دهد، موجبات نارضایتی را فراهم خواهد ساخت.

ارزیابان می‌توانند ارزیابی را به دو صورت زیر انجام دهند:

  • ارزیابی و امتیازدهی به صورت انفرادی و رسیدن به اجماع در جلسه‌ای گروهی.
  • ارزیابی و امتیازدهی در یک جلسه گروهی.

روش اول باعث هماهنگی بیشتر ارزیابان می‌گردد و روش دوم سریع‌تر انجام می‌گیرد. جلسه اجماع گروهی حدود یک روز کامل زمان خواهد برد، علی‌الخصوص زمانیکه با تعریف پروژه‌های بهبود همراه باشد.

همچنین ضروری است سوابق مشاهدات و امتیازات اختصاص داده شده به هر عنصر به صورت مناسب نگه‌داری شود.

استفاده از ارزیابانی از سایر قسمت‌های شرکت منجر به ارزیابی دقیق‌تر و کامل‌تری می‌گردد.

۵-۲- محدوده ارزیابی

قبل از اجرای خود ارزیابی محدوده ارزیابی را مشخص نمایید. شما باید آنچه را که تحت کنترل‌تان می‌باشد و می‌توانید پروژه‌های بهبود تعریف کنید، ارزیابی نمایید. وقت خود را روی موضوعاتی که نمی‌توانید آن‌ها را تغییر یا بهبود دهید صرف ننمایید.

۵-۳- استفاده از مصاحبه

در بیشتر مواقع ارزیابان برای کسب اطلاعات مناسب نیاز به مصاحبه با افراد درگیر در فرآیند دارند. مصاحبه‌گر خوب مخاطبین خود را در فضایی راحت قرار می‌دهد و به آن‌ها اجازه می‌دهد تا دانش و برداشت‌هایشان را تسهیم کنند. مصاحبه باید به صورت باز، متمرکز بر موضوعاتی مشخص و به منظور یافتن واقعیت‌ها انجام پذیرد. هدف ما این نیست که تکنیک‌های مصاحبه را به شما آموزش دهیم، اما پیشنهاد می‌کنیم در دوره‌های آموزشی قابلیت‌های مصاحبه شرکت نمایید.

۵-۴- اصول امتیازدهی

لازم نیست یادآوری شود که امتیازدهی در خودارزیابی، هدف ارزیابی نیست. امتیازات پیشرفت سازمان را اندازه‌گیری می‌کند و می‌تواند برای یافتن سازمان‌های بهتر و الگوبرداری از آن‌ها استفاده گردد.

امتیازدهی در PSTها آسان است، امتیازدهی بر اصل سطح‌بندی انجام می‌گیرد. بدین معنی که شرایط لازم برای سطح یک باید به طور کامل برآورده شده باشد تا بتوان به سطح دو پرداخت.

اگر معیارهای لازم برای سطح ۴ به طور کامل برآورده نشده‌اند، سازمان شما فقط امتیاز ۳ خواهد گرفت حتی اگر اکثر شرایط معیارهای ۵ و ۶ را داشته باشید. بنابراین سطح بلوغ شما آخرین سطحی خواهد بود که در آن معیارها به صورت کامل برآورده شده باشد.

۵-۵- گزارش بازخورد و اجماع

فرآیند ارزیابیPST باید شامل گزارش بازخورد باشد. این گزارش شامل یافته‌ها، نواحی قابل بهبود، نتیجه‌گیری و شواهد پشتیبان می‌باشد.

تجربه نشان داده زمانی که سازمانی در عنصری امتیازات بالا دریافت می‌نماید (۶ یا بالاتر)، دارای تجربیات خوب در دستیابی به این سطح بالا می‌باشد. فرآیند ارزیابی می‌باید منجر به تسهیم دانش و یادگیری از طریق شناسایی تجربیات خوب گردد. بنابراین ارزیابان در گزارش بازخورد خود بایستی تجربیات برتر مشاهده شده را نیز معرفی نمایند.

بعد از انجام خود ارزیابی، ممکن است امتیارات ارایه شده بیانگر شرایط واقعی سازمان نباشد. به همین دلیل پیشنهاد می‌گردد کلیه ارزیابان که حوزه‌های مختلف را ارزیابی نموده‌اند، در جلسه‌ای به نام جلسه اجماع در خصوص امتیازات به توافق برسند. در این صورت امتیازات بیانگر نظر جمع خواهد بود. یکی از شرایط این جلسه، استفاده از ارزیابانی شایسته از سایر سازمان‌ها می‌باشد.

گزارش بازخورد به طور کلی شامل موارد ذیل می‌گردد:

  • یافته‌های کلی (نکات کلیدی)
  • مشاهدات تفصیلی در مورد هر عنصر به همراه پیشنهادهایی برای ارتقاء به سطوح بالاتر
  • امتیاز (برای هر عنصر و میانگین کلی)
  • پیشنهادهایی برای بهبود

۵-۶- ارزیابی‌های ترکیبی

در سازمان‌های با عملکرد در کلاس جهانی، فرآیندها به صورت مجزا از هم مدیریت نمی‌گردند بلکه آن‌ها به صورت یکپارچه و در تعامل با هم در مسیر دستیابی به اهداف مدیریت می‌شوند. بنابراین برای ارتقا سطح کلی بلوغ سازمان می‌باید PSTها با هم و در کنار هم مورد تحلیل و استفاده قرار گیرند. هنگامیکه سطح بلوغ فرآیندهای سازمان یا شرکت در PSTهای مختلف در سطوح بالاست، می‌باید PSTها به صورت ترکیبی ارزیابی شوند، چرا که این‌ها با هم و در کنار هم و در تعامل با یکدیگر کار کرده‌اند. در ارزیابی‌های ترکیبی، ارزیابان می‌باید در خصوص PSTهای مختلف دانش و تجربه کافی را داشته باشند.

گزارش بازخورد به طور کلی در ارزیابی­های ترکیبی شامل موارد ذیل می‌گردد:

  • یافته‌های کلی (نکات کلیدی)
  • مشاهدات تفصیلی درهر عنصر به همراه پیشنهادهایی برای ارتقاء به سطوح بالاتر
  • امتیاز (برای هر عنصر و میانگین کلی)
  • پیشنهادهایی برای بهبود
بدون نظر

نظر شما چیست؟