قسمت هفتم سیستم مدیریت عملکرد (PMS)

۱۳ تیر قسمت هفتم سیستم مدیریت عملکرد (PMS)

سیستم مدیریت عملکرد (PMS)

Performance Management System

 

پیش درآمد:

با سلا م و احترام خدمت شما فرهیختگان،

قصد دارم نکاتی در رابطه با سیستم مدیریت عملکرد بصورت یک بحث چند قسمتی خدمتتان ارائه کنم، امیدوارم با بازخوردهای خود بر غنای آن بیافزایید.

متشکرم. عسگر یوسفیان- رئیس هیئت مدیریت کاوشگران بهره‌وری پویای پارس

قسمت هفتم:

ارزیابی عملکرد

مقدمه:

اگر تنها یک روش کامل برای اریابی عملکرد وجود داشت، زندگی می‌توانست خیلی ساده‌تر باشد. چنین روشی وجود ندارد. گاهی اوقات هم به نظر می‌رسد که روش‌های مرسوم از روش‌های جدید کاربردی‌تر است، به هر حال صرفه نظر از اینکه هر روشی چه فواید و معایبی دارد، نکته کلیدی، شناسایی محدودیت‌های سیستمی است که از آن استفاده می‌کنید وکارهایی که پیرامون آن انجام می‌شود.

ترشرویی در جلسه ارزیابی عملکرد، نشانه وجود یک بیماری است، اگرچه نسبتاً فراگیر است. درک منفی از بازنگری اگرچه مشترک بوده لیکن مخرب است، مدیران جلسات ارزیابی عملکرد را به تعویق انداخته و یا از برگزاری آن پرهیز می‌کنند و یا اینکه آن را به طور سطحی برگزار می‌کنند. کارمندان بسیار محتاط و یا نگران هستند و یا حداقل صداقت کمتری دارند. یک سوال اینجا پیش می‌آید: اگر مدیران و کارمندان از این فرایند ناراضی باشند، چگونه برای کسب نتیجه مثبت با یکدیگر کار خواهند کرد؟

شما می‌توانید جهت ارزشمند ساختن جلسات برای کارمندان و مدیران گام‌های بلندی بردارید. در این قسمت می‌خواهیم برای برقراری و اداره جلسه ارزیابی کمک کرده تا برای آنها ارزش افزوده‌ای داشته باشد.

تعریف ارزیابی عملکرد: فرایندی است که عملکرد افراد را ارزیابی و اندازه‌گیری می‌کند. ارزیابی عملکرد به این سئوال اساسی پاسخمی‌دهد که ” عملکرد یک کارمند در طی دوره مورد ارزیابی، چگونه بوده است؟ ارزیابی عملکرد تنها بخشی از مدیریت عملکرد است. ارزیابی عملکرد در سه سطح فردی، گروهی  و سازمانی انجام می‌شود.

 

ارزیابی عملکرد، مرور عملکرد، اندازه‌گیری عملکرد:

این سه اصطلاح که اغلب بجای یکدیگر استفاده می‌شوند، جلسه‌ای را تشریح می‌کنند که در بازه‌های زمانی برنامه زیری شده (معمولا سالانه) و در آن مدیر و کارمند درباره عملکرد کارمند، مستندات (موفقیت‌ها و مشکلات) و استفاده از فرایند حل مشکل برای غلبه بر مشکلات جاری و آتی با یکدیگر بحث می‌کنند.

 

چه چیزی باعث می‌شود که فرایند اجرایی شود؟

قبل از آنکه در مورد ویژگی‌های فرایند صحبت کنیم، رازی را با شما در میان می‌گذاریم: اگر با مدیریت عملکرد به مثابه یک سیستم کامل در تعامل باشید و هیچ یک از جزئیات آن را از نظر دور ندارید و اگر برنامه‌ریزی عملکرد و ارتباطات عملکرد را با موفقیت اجرا کنید، موفقیت‌تان را در زمان مرور و یا ارزیابی عملکرد تضمین می‌کنیم. زیرا:

  1. اگر شما در دوره برنامه‌ریزی و ارتباطات عملکرد با کارمندان کار کنید، آنها کاملا متوجه خواهند شد که فرآیند ارزیابی چیزی نیست که شما برای آنها انجام خواهید داد. آنها فرایند ارزیابی را به مثابه یک همکاری مشترک درک می‌کنند. این اقدام فضای همکاری مناسبی برای جلسه سالانه ایجاد خواهد کرد.
  2. شاید مهم‌تر این است که واقعه غیرمترقبه‌ای در جلسه ارزیابی بوجود نخواهد آمد. از آنجائیکه شما در طول سال و بطور منظم با کارکنان صحبت می‌کنید، آنها قبل از یرگزاری جلسه ارزیابی می‌دانند که چه وضعیتی دارند.

رعایت نکات فوق باعث می‌شود که در جلسه کمتر حالت تدافعی به خود بگیرند. این حالت نقش شما را راحت می‌کند که شما از مدیر ارزیاب به مدیر کمک کننده در خود ارزیابی کارمندان تبدیل شوید. جلسه ارزیابی وقتی کارآمد خواهد شد که:

  • مدیر نقش کمک کننده و حل مشکل را به خود بگیرد تا ارزیاب
  • کارمند بصورت فعال در ارزایابی مشارکت کرده و در خود ارزیابی واقعی درگیر شود
  • مدیر مهارت‌های انسانی مناسبی را برای درگیر کردن کارمند بکار گیرد
  • کارمند بداند که چه انتظاری از وی می‌رود و از قبل با رضایت وارد گود شود
  • مدیر جلسه ارزیابی را مهم تلقی کرده و از به تعویق افتادن آن خودداری کند

آمادگی و برنامه‌ریزی:

آمادگی مناسب برای برنامه‌ریزی بسیار دشوار است، جلسات را برنامه‌ریزی کرده و کارکنان را آماده کنید تا درک کنند چه انتظاری از آنها رفته و شما برای آن اهمیت قائل هستید.

برنامه‌ریزی بهتر است زمانی باشد که شرکت و محیط کار خود، را برای توسعه اهداف و مقاصد سال بعد آماده می‌کند. سوال اینجاست برای برنامه ریزی چقدر وقت اختصاص دهیم؟ اگر شما در طول سال با کارکنان خود در ارتباط باشید جلسه بازنگری کوتاهی خواهید داشت. فقط بدانید که دو جلسه کوتاه از یک جلسه طولانی مدت اثربخش‌تر می‌باشد.

هشدار: جلسات ارزیابی را با جلسات دیگر به دلیل آنکه آن جلسه دارای اهمیت بیشتری است جابجا نکید.

آیا می‌دانید که شما باید به کارمند خود برای آماده شدن در جلسه ارزیابی کمک کنید؟ شما باید چند هفته قبل‌تر جلسه بسیار کوتاهی با کامند خود برگزار کنید وی را از اهداف جلسه با خبر کنید. به سوالات احتمالی وی پاسخ دهید و توضیح دهید که از ایشان در جلسه چه انتظاری دارید

آیا می‌دانید خودتان نیز باید آماده شوید؟ ابتدا باید مستندات مورد نیاز را مطالعه و ارزیابی کنید. مستنداتی نظیر برنامه‌ریزی عملکرد کارمند، یادداشت‌ها و اطلاعات مرتبط طی سال، شکایات مشتریان، تقدیرنامه‌های دریافتی …. لذا قبل از هر جلسه موارد زیر را مد نظر قرار دهید:

  • به خودتان یادآوری کنید که روی بهبود عملکرد تمرکز کنید.
  • مستندات عملکرد کارمندان را برای به روز کردن حافظه‌تان مرور کنید

جلسه ارزیابی:

گام‌های زیر برای جلسه توصیه می‌شود:

  • فضای لازم را مهیا کنید و بر جلسه تمرکز کنید
  • از برنامه‌ریزی عملکرد یا فرم رتبه‌بندی برای ارزیابی استفاده کنید
  • تشخیص عملکرد را آغاز کنید
  • برای آینده برنامه‌ریزی کنید
  • مکالمات را مستند کنید
  • جلسات پیگیری ترتیب دهید

چک لیست:

  • آیا برنامه‌ریزی عملکرد کارآمد و ارتباطات مفیدی در تمام طول سال داشته‌اید؟
  • برای آماده سازی چیزی کم نگذارید. برای کارمند مهم است که بداند هدف جلسه ارزیابی چیست و چگونه اداره می‌شود؟
  • هر نوع ارزیابی انفعالی است به ویژه اگر از رتبه بندی استفاده شود. این بدان معنی است که ارزیابی‌تان کامل نیست. خودارزیابی کارمندان نیز کامل نخواهد بود. کسی را مجبور به پذیرش وضعیتی نکنید به ویژه اگر تفاوت اندکی بین ارزیابی شما و خودارزیابی انجام شده توسط کامندانتان وجود دارد

 

 

پایان – قسمت ششم،

موفق باشید

 

بدون نظر

نظر شما چیست؟