سیستم مدیریت عملکرد (PMS) قسمت ۸

۲۶ تیر سیستم مدیریت عملکرد (PMS) قسمت ۸

سیستم مدیریت عملکرد (PMS)

Performance Management System

 

پیش درآمد:

با سلا م و احترام خدمت شما فرهیختگان،

قصد دارم نکاتی در رابطه با سیستم مدیریت عملکرد بصورت یک بحث چند قسمتی خدمتتان ارائه کنم، امیدوارم با بازخوردهای خود بر غنای آن بیافزایید.

متشکرم. عسگر یوسفیان- رئیس هیئت مدیریت کاوشگران بهره‌وری پویای پارس

قسمت هشتم:

تشخیص عملکرد و بهبود آن: کلید موفقیت

مقدمه:

اگر کسی از شما بپرسد چرا عملکرد را مدیریت می‌کنید پاسخ شما چیست؟

به خاطر بدست آوردن محصول از کارمندان!

، برای پشتیبانی خودمان!

خیر، (حداقل دلیل اصلی نیستند)،

دلیل این است که برای کارمندان خود هدف‌گذاری کرده‌اید که بفهمند شغل‌شان چیست و چطور باید آن را اجراء کنند. وقتی شما به طور منظم درباره عملکرد با کارمندان ارتباط برقرار کنید، اطلاعات مورد نیازتان را بدست خواهید آورد و کارمندان نیز به چیزهایی که نیاز دارند، دست خواهند یافت. شما از طریق ارزیابی عملکرد درخواهید یافت که کارمندان چه کاری را درست و چه کاری را نادرست انجام داده‌اند. برداشتن این گام‌ها مهم است، البته پاداش خدمت زمانی معلوم خواهد شد که تشخیص دهید چرا کاری موفقیت آمیز و چرا عملکرد نا مطلوب است.

ارزیابی کردن آن است که افراد چه کاری را درست و چه کاری را نادرست انجام داده‌اند. این روش کلید+۳ واقع موفقیت دائمی برای شرکت‌تان، خودتان و کارمندان‌تان است.

تشخیص عملکرد (performance diagnosis)، فرایندی است که از آن برای تعیین علل و عوامل موفقیت یا مشکلات کاری کارمندان استفاده می‌کنیم. این اقدام می‌تواند و باید در هر زمان و موقعیتی از مدیریت عملکرد و با همکاری کارمندان انجام شود. هدف آن شفاف کردن موضوعاتی است که باید حذف شده و یا بر آنها غلبه شود. ما نیازمند تبیین موضوعات بنیادی هستیم. چه عواملی باعث عملکرد موفق و چه عواملی باعث عملکرد نا موفق می‌شوند؟

عوامل موفقیت و عدم موفقیت

دو روش برای تشخیص عوامل بهره‌وری وجود دارد:

الف: روش معمولی‌تر، به عوامل فردی مرتبط است. برای مثال، وقتی در مورد بهترین افراد صحبت می‌کنید، آیا از کلماتی نظیر خوب آموزش دیده، با هوش، با انگیزه، ماهر استفاده نمی‌کنید؟ تمام این کلمات ویژگی‌های کارمندان است. سعی کنید از این کلمات استفاده کنید. بهره‌ورترین کارمند خود را تشریح کنید. شما فکر می‌کنید چه عواملی باعث موفقیت‌شان می‌شود؟

ب: دومین روش که بدان فکر می‌کنیم علل موفقیت‎‌ها وشکست‌هایی است که کمتر اتفاق می‌افتد. هنگامی‌که هنوز بر این باور هستیم که هر کارمندی موفقیتش را تحت کنترل خود دارد کارهای بزرگانی مثل دمینگ به ما می‌گوید که فاکتورهای فردی، همه داستان نیست. آنها حتی بیشتر داستان نیز نیستند.

باید سیستمی در نظر بگیریم که درآن افراد واقعا کار می‌کنند. وقتی درباره ” سیستم” صحبت می‌کنیمبه چیزهایی اشاره می‌کنیم که خارج از کنترل کارمندان است. برای مثال روشی که در خط مونتاژ جریان دارد، می‌تواند منطقی و کارآمد باشد یا غیر منطقی بوده و باعث کاهش سرعت تولید گردد. با زبان دیگر، سیستم و شیوه کاری که انجام می‌شود بیان می‌کند که مشکلات واقعی وقتی در سیستم بروز می‌کند که کارمندان غیر رقابتی و غیر بهره‌ور باشند. حال سئوال این است چرا تمایز بین عوامل فردی و فاکتورهای سیستمی با اهمیت است؟ بیشتر ما موفقیت و شکست را ابتدا به عوامل فردی منتسب می‌کنیم. این بخشی از فرهنگ خودباوری ما است که بدین ترتیب نسبت به موفقیت‌ها وشکست‌ها فکر می‌کنیم. بنابراین وقتی عملکرد شغلی کمتر از سطح کیفی باشد ابتدا به دنبال جریانات کاری کارمند می‌رویم. مشکل اینجاست که فراموش می‌کنیم این افراد وابسته به سیستم درون سازمان هستند.

تشخیص عملکرد

تشخیص عملکرد  هم فرایند مشکلی است (هم فرایند منطقی ) و هم فرایند اسانی (فرایندی است که نیازمند کار تیمی است). در این بخش الگویی عام به شما معرفی می‌کنیم که می‌توانید با استفاده از آن نواقص و مشکلات عملکردی را به محض وقوع تشخیص دهید. مطابق گام‌های زیر:

  • از فاصله عملکردی آگاه شوید،
  • ویژگی فاصله و جدی بودن آن را شناسایی کنید،
  • علل ممکن بروز فاصله، (هم علل مرتبط با سیستم و هم علل مرتبط با با کارمند)، را شناسایی کنید
  • برنامه اجرایی برای بهبود اقدام در ارتباط با فاصله را توسعه دهید،
  • برنامه را اجراء کنید،
  • ارزیابی نمایید که آیا مشکل حل شده است یا خیر،
  • اگر لازم بود دوباره شروع کنید.

وقتی به این اعتقاد رسیدیم که یکی از عوامل را شناسایی کردیم، باید برنامه اجرایی را توسعه داده و اجراء کنیم. چهکاری انجام خواهیم داد؟ این کار فرایندی رو به جلو بوده که با مشارکت کارمند انجام خواهد شد. برنامه اجرایی مورد نظر که مستند کردید اجرایی کنید. بعد از اجرا مشخص کنید که آیا فاصله کماکان وجود دارد یا خیر، اگر پاسخ مثبت است بررسی کنید که چگونه برنامه را اجراء کرده‌اید. با اینکه ممکن است مشکل را به اشتباه تشخیص داده باشید. اگر موضوع این است، دوباره به گام‌های ابتدایی مراجعه و برنامه را از اول اجراء کنید.

در پایان نظر شما را به این نکته جلب می‌کنم که تشخیص را با سرزنش اشتباه نگیرید. تشخیص مرتبط با پیشگیری و تشخیص مشکلات است. در مباحث مربوط به فاصله عملکرد، شفاف کنید که هدفتان کمک به کارمندان در تشخیص و پیشگیری از بروز مشکلات است.

چک لیست مدیران

  • فرایند تشخیص عملکرد را بصورت یک سیکل اجراء کنید. از اطلاعاتی استفاده کنید که برای تشخیص علل مشکل بکار می‌آید. به صورت مشارکتی با کارمندان کار کنید.
  • تقریباً غیر ممکن است که بتوانید مشکلات عملکرد را به تنهایی حل کنید و لذا قدرت مدیریت به ندرت می‌تواند کارمندی را وادار کند که عملکرد بهتری داشته باشد.
  • ابتدا بر عوامل ممکن سیستمی و سپس به عوامل پرسنل مشکلات توجه کنید. خیلی اوقات سیستم و عواملی که پرسنل با آنها در تعامل هستند باعث بروز مشکل می‌شوند.
  • اگر تبیین مشکل عملکردی ارزشمند باشد، مستندسازی آن نیز ارزشمند است.

 

 

پایان – قسمت هشتم،

موفق باشید

 

بدون نظر

نظر شما چیست؟