سیستم مدیریت عملکرد (PMS) قسمت ۹

۱۱ مهر سیستم مدیریت عملکرد (PMS) قسمت ۹

سیستم مدیریت عملکرد (PMS)

Performance Management System

پیش درآمد:

با سلا م و احترام خدمت شما فرهیختگان،

قصد دارم نکاتی در رابطه با سیستم مدیریت عملکرد بصورت یک بحث چند قسمتی خدمتتان ارائه کنم، امیدوارم با بازخوردهای خود بر غنای آن بیافزایید.

متشکرم. عسگر یوسفیان- رئیس هیئت مدیریت کاوشگران بهره‌وری پویای پارس

قسمت نهم:

مدیریت عملکرد و انضباط

مقدمه:

وادار کردن پرسنل به تبعیت تقریبا هرگز جواب نمی‌دهد. در واقع زمانی که آموزش و کمک کردن نتیجه مثبتی در بر نداشته باشد، مدیران مسئول هستند کاری انجام دهند، دیر یا زود مشکلات عملکردی باید حل شود. برخی اوقات لازم است اقدامات یک جانبه‌ای از طرف مدیریت با استفادهخ از قدرت انجام شود.

انضباط  فرایندی است که مشکلات عملکردی در آن بیان می‌شود، در شناسایی و بیان مشکلات عملکردی با کارمندان، در شناسایی، ایجاد ارتباط و بکارگیری موقعیت‌های مختلف در مواقعی‌که مشکلات عملکردی درمان نشده باشد، مدیران را درگیر می‌نماید. بخش اول تعریف بر تلاش‌های هماهنگ در راه ادامه مداوای مشکل، تمرکز دارد. در ابتدا این تعریف به فرایند مدیرت عملکرد در جائیکه مشکلات شناسایی شده و مدیر و کارمند به اتفاق یکدیگر در حال حل آن هستند شباهت دارد. در بخش دوم این تعریف ، وقتی که روش‌های هماهنگ کاربرد ندارد اشاره می‌شود. مدیر مسئولیت رفع مشکلات را با استفاده از سایر ابزارها داشته و می‌تواند درگیر اقدامات یک جانبه شود. مدیران این اختیار را دارند که با کارمندانی که باعث تداخل در کار دیگران می‌شوند برخورد کنند. مدیران این اختیار را دارند که در صورتی‌که سایر راهها به نتیجه نرسد به کار فرد خاطی خاتمه دهند.

مهم است که بین نتیجه پیامد[۱] عملکرد کارکنان و تنبیه را درک کنیم. تنبیه رفتاری است احساسی که شامل استفاده از قدرت بوده و چیزی است که از ان برای سایرین استفاده می‌شود. تنبیه فرایندی است احساسی که شما حالت عصبانیت از ان استفاده می‌کنید. وقتی از پیامد (نتیجه عملکرد) استفاده می‌کنید، فرد دیگر بخاطر رفتار شخصی و یا نامناسبش حق انتخاب داشته و متناسب با آن رفتار خواهد کرد.

اصول اقدامات انضباطی

موارد زیر در اتخاذ اقدامات انضباتی راهنمایی مناسب هستند:

  • اقدامات انضباطی باید از یک سری قوانین و موافقتنامه‌ها در محل کار تبعیت کنند.
  • اقدامات انضباطی باید با جزئیات کامل مستند شود، فاضله عملکرد واقعی، چگونه شناسایی شده است، چگونه با کارمند مرتبط شده است و اقداماتی که برای حل مشکل باید برداشته شود.
  • اقدامات انضباتی باید از حداقل اجبار و فشار برای حل مشکل استفاده نماید.
  • هر چقدر فشار بیشتری تحمل شود، احتمال کمتری وجود دارد که به راه حلی سازنده، بلند مدت و برد- برد دست یابید. تنها هنگامی از اقدامات انضباتی شدیدی استفاده کنید که ضروری باشد.
  • هر چقدر متخصصانه‌تر مشکل عملکردی را تشریح کنید، احتمال بیشتری وجود دارد که آن را به همراه کارمند حل کرده و از حمایت قانون در هنگام استفاده از اقدامات انضباتی برخوردار باشید.

گام‌های انضباطی

در مراحل اولیه، فرایند انضباطی کماکان بصورت مشترک قابل اجراء بوده، مدیر و کارمند برای بهبود آتی فعالیت‌های مرتبط با عملکرد و هدف گذاری یک برنامه اجرایی قابل درک برای کل فرایند مدیریت عملکرد با یکدیگر فعالیت می‌کنند. زمان می‌گذرد و اگر عملکرد بهبود نیابد، آنگاه چه کاری باید کرد؟ وقتی تشخیص عملکرد، هدایت، دادن بازخورد و سایر روش‌ها کارا نباشد، مباحثات دوجانبه  به سمت یک جانبه تغییر می‌کند. تمرکز روی این مطلب خواهد بود که تعیین کنیم با کارمندی که بطور مداوم کمتر از انتظاراتی که از او می‌رود کار می‌کند چگونه رفتار کنیم.

بیایید گام‌های انضباط مستمر را با هم مرور کنیم:

فاز اول(شناسایی و همکاری):  فاز اول فرایند انضباتی شامل گام‌های زیر است:

  • شناسایی مشکل عملکردی
  • ایجاد ارتباط با مشکل عملکردی
  • تشخیص ریشه مشکل
  • برنامه ریزی اجرایی برای رفع مشکل
  • ارزیابی نتایج اقدامات

فاز دوم (پیامدهای همکاری):

اگر بعد از چند بار اجرای مراحل چرخه کار شامل شناسایی عوامل و آزمون راه‌حل‌های ممکن، مشکل ادامه داشته باشد، زمان آن فرا رسیده است که به منظور بررسی عدم بهبود عملکرد با پیامدهای ممکنی که می‌تواند رخ دهد، ارتباط برقرار نمایید. این فاز شامل قدم‌های زیر است:

  • شناسایی پیامدهای منطقی
  • با پیامدها ارتباط برقرار کنید
  • عملکرد افراد را به منظور بهبود زیر نظر بگیرید
  • پیامدها را اجراء کنید
  • نتایج پیامدها را ارزیابی کنید

پیامدهای منطقی چیزی است که با مشکل عملکردی مرتبط بوده و منطقی باشد نه پیامد جزایی و کیفری. مثال: پیامد منطقی برای کارمندی که به صورت دوره‌ای دیر سرکارش حاضر می‌شود چیست؟ جبران ساعات کار غیبت شده و یا کسر از حقوق کارکنان می‌تواند منطقیث باشد.  بخاطر آنکه مستقیماً با مشکل تاخیر ورود در ارتباط است.

فاز سوم (پیامدهای یک جانبه):

اگر مشخص باشد که با کارمندی نمی‌توانید کار کنید، آنگاه نیازمند برقراری پیامدهای قوی‌تر خواهید بود، به ویژه اگر مشکل عملکردی حاد باشد. از آن جائیکه این پیامدها شدید هستند، احتمال نمی‌رود که کارمندان ا آن موافق باشند، بنابراین مجبورید که آنها را بطور یک جانبه اجراء کنید.

چک لیست مدیران

  • اگر بامشکلات عملکردی مواجه شدید، اقدام را به تعویق نیندازید.
  • همیشه با نقش امدادی شروع کنید
  • مطمئن شوید تشخیص درستی از علل به وجود آمدن نقص عملکردی داشته‌اید.
  • هر گزینه انضاطی‌ای که انتخاب می‌کنید باید مناسب و درخور مشکل عملکردی باشد.

 

پایان – قسمت نهم،

موفق باشید

[۱]. Consequences

بدون نظر

نظر شما چیست؟