کاوشگران بهره وری پویا | PST

PST

۱۰ آذر PST

۱۰ ابزار ارزیابی فرآیند اصلی مدیریت منابع انسانی

 

   

                  معرفی ابزاری برای اندازه گیری سطح بلوغ فرایندهای مدیریت منابع انسانی

شرکت فلیپس– یکی از بنیان گذاران بنیاد مدیریت کیفیت اروپا– با ۱۶۵,۶۰۰ نیروی انسانی در بیش از ۶۰ کشور جهان، برنامه بهبودی سراسری را با نامBEST [1] پایه ریزی و در تمامی واحدهای خود بکار می گیرد.(تعالی کسب و کار از طریق سرعت و کار تیمی)

این برنامه شامل رویکردها و ابزارهای متعددی است. یکی از مهمترین ابزارهایی که در برنامه BEST استفاده می گردد، ابزارهای ارزیابی فرآیندها(PST) می باشد. یکی از مهترین این فرایندها فرایند مدیریت منابع انسانی می باشد. که به مدل ارزیابی فرآیندهای منابع انسانی(PST) یا مدل فیلیپس معروف است.

([۱] Business Excellence Through Speed and Teamwork (BEST

مدل ارزیابی فرآیندهای منابع انسانی(PST) به دنبال اهداف زیر است:

  1. اندازه‌گیری کیفیت فرآیندهای منابع انسانی
  2. پیاده‌سازی برنامه بهبود به منظور پشتیبانی از وظایف منابع انسانی
  3. هموارسازی حرکت تعالی منابع انسانی
  4. انتخاب درست و صحیح پروژه‌های بهبود در حوزه منابع انسانی
  5. برنامه‌ریزی کوتاه مدت، میان مدت و بلندمدت در حوزه منابع انسانی
  6. امکان مقایسه سطح بلوغ فرآیندهای منابع انسانی سازمان با سایر سازمان‌های پیشرو
  7. تشخیص زمان و مکان مناسب برای استفاده از ابزارهای نوین مدیریت منابع انسانی
  8. کمک به مدیران در انتخاب بهترین رویکردها با توجه به مقتضیات سازمان

در این مدل هر فرایند شامل ۱۰ سطح بلوغ می‌باشد، که از موارد ابتدایی در قدم اول شروع شده و در قدم ۱۰ تا عملکرد کلاس جهانی به اوج می‌رسد. شرکت‌ها می‌توانند با ارزیابی موقعیت خود بر اساس سطوح بلوغ، برای هر یک از فرایندها یک “پروفایل بلوغ” خاص ایجاد کنند و دیدگاهی از مراحلی که نیاز دارند طی کنند تا در مسیر کلاس جهانی حرکت کنند، بدست آورند.این رویه مبنایی برای الگوبرداری پیشرفت در داخل یا خارج از سازمان فراهم می‌سازد.

الف- نکات عمومی (تیم ارزیابی)

خود ارزیابی باید توسط تیمی متشکل از افراد مسئول در فرآیند مورد ارزیابی، انجام پذیرد. مدیر منابع انسانی یا صاحب فرآیند در صورتیکه بخواهد ارزیابی را بدون مشارکت سایرین انجام دهد، موجبات نارضایتی را فراهم خواهد ساخت.

ارزیابان می‌توانند ارزیابی را به دو صورت زیر انجام دهند:

  • ارزیابی و امتیازدهی به صورت انفرادی و رسیدن به اجماع در جلسه‌ای گروهی.
  • ارزیابی و امتیازدهی در یک جلسه گروهی.

روش اول باعث هماهنگی بیشتر ارزیابان می‌گردد و روش دوم سریع‌تر انجام می‌گیرد. جلسه اجماع گروهی حدود یک روز کامل زمان خواهد برد، علی‌الخصوص زمانیکه با تعریف پروژه‌های بهبود همراه باشد.

همچنین ضروری است سوابق مشاهدات و امتیازات اختصاص داده شده به هر فرایند به صورت مناسب نگه‌داری شود.

استفاده از ارزیابانی از سایر قسمت‌های شرکت منجر به ارزیابی دقیق‌تر و کامل‌تری می‌گردد.

ب- محدوده ارزیابی

قبل از اجرای خود ارزیابی محدوده ارزیابی را مشخص نمایید. شما باید آنچه را که تحت کنترل‌تان می‌باشد و می‌توانید پروژه‌های بهبود تعریف کنید، ارزیابی نمایید. وقت خود را روی موضوعاتی که نمی‌توانید آن‌ها را تغییر یا بهبود دهید صرف ننمایید.

پ- استفاده از مصاحبه

در بیشتر مواقع ارزیابان برای کسب اطلاعات مناسب نیاز به مصاحبه با افراد درگیر در فرآیند دارند. مصاحبه‌گر خوب مخاطبین خود را در فضایی راحت قرار می‌دهد و به آن‌ها اجازه می‌دهد تا دانش و برداشت‌هایشان را تسهیم کنند. مصاحبه باید به صورت باز، متمرکز بر موضوعاتی مشخص و به منظور یافتن واقعیت‌ها انجام پذیرد. هدف ما این نیست که تکنیک‌های مصاحبه را به شما آموزش دهیم، اما پیشنهاد می‌کنیم در دوره‌های آموزشی قابلیت‌های مصاحبه شرکت نمایید.

ت- اصول امتیازدهی

لازم نیست یادآوری شود که امتیازدهی در خودارزیابی، هدف ارزیابی نیست. امتیازات پیشرفت سازمان را اندازه‌گیری می‌کند و می‌تواند برای یافتن سازمان‌های بهتر و الگوبرداری از آن‌ها استفاده گردد.

امتیازدهی در PSTها آسان است، امتیازدهی بر اصل سطح‌بندی انجام می‌گیرد. بدین معنی که شرایط لازم برای سطح یک باید به طور کامل برآورده شده باشد تا بتوان به سطح دو پرداخت.

اگر معیارهای لازم برای سطح ۴ به طور کامل برآورده نشده‌اند، سازمان شما فقط امتیاز ۳ خواهد گرفت حتی اگر اکثر شرایط معیارهای ۵ و ۶ را داشته باشید. بنابراین سطح بلوغ شما آخرین سطحی خواهد بود که در آن معیارها به صورت کامل برآورده شده باشد.

ث- گزارش بازخورد و اجماع

فرآیند ارزیابیPST باید شامل گزارش بازخورد باشد. این گزارش شامل یافته‌ها، نواحی قابل بهبود، نتیجه‌گیری و شواهد پشتیبان می‌باشد.

تجربه نشان داده زمانی که سازمانی در فرایندی امتیازات بالا دریافت می‌نماید (۶ یا بالاتر)، دارای تجربیات خوب در دستیابی به این سطح بالا می‌باشد. فرآیند ارزیابی می‌باید منجر به تسهیم دانش و یادگیری از طریق شناسایی تجربیات خوب گردد. بنابراین ارزیابان در گزارش بازخورد خود بایستی تجربیات برتر مشاهده شده را نیز معرفی نمایند.

بعد از انجام خود ارزیابی، ممکن است امتیارات ارایه شده بیانگر شرایط واقعی سازمان نباشد. به همین دلیل پیشنهاد می‌گردد کلیه ارزیابان که حوزه‌های مختلف را ارزیابی نموده‌اند، در جلسه‌ای به نام جلسه اجماع در خصوص امتیازات به توافق برسند. در این صورت امتیازات بیانگر نظر جمع خواهد بود. یکی از شرایط این جلسه، استفاده از ارزیابانی شایسته از سایر سازمان‌ها می‌باشد.

گزارش بازخورد به طور کلی شامل موارد ذیل می‌گردد:

  • یافته‌های کلی (نکات کلیدی)
  • مشاهدات تفصیلی در مورد هر فرایند به همراه پیشنهادهایی برای ارتقاء به سطوح بالاتر
  • امتیاز (برای هر فرایند و میانگین کلی)
  • پیشنهادهایی برای بهبود

ارزیابی‌های ترکیبی

در سازمان‌های با عملکرد در کلاس جهانی، فرآیندها به صورت مجزا از هم مدیریت نمی‌گردند بلکه آن‌ها به صورت یکپارچه و در تعامل با هم در مسیر دستیابی به اهداف مدیریت می‌شوند. بنابراین برای ارتقا سطح کلی بلوغ سازمان می‌باید PSTها با هم و در کنار هم مورد تحلیل و استفاده قرار گیرند. هنگامیکه سطح بلوغ فرآیندهای سازمان یا شرکت در PSTهای مختلف در سطوح بالاست، می‌باید PSTها به صورت ترکیبی ارزیابی شوند، چرا که این‌ها با هم و در کنار هم و در تعامل با یکدیگر کار کرده‌اند. در ارزیابی‌های ترکیبی، ارزیابان می‌باید در خصوص PSTهای مختلف دانش و تجربه کافی را داشته باشند.

گزارش بازخورد به طور کلی در ارزیابی­های ترکیبی شامل موارد ذیل می‌گردد:

  • یافته‌های کلی (نکات کلیدی)
  • مشاهدات تفصیلی درهر فرایند به همراه پیشنهادهایی برای ارتقاء به سطوح بالاتر
  • امتیاز (برای هر فرایند و میانگین کلی)
  • پیشنهادهایی برای بهبود

استفاده از PST در برنامه‌ریزی بهبود

مهمترین مزیت PST آن است که می‌تواند به عنوان یک ابزار بهبود مورد استفاده قرار گیرد. PST می‌تواند به همراه سایر ارزیابی‌ها از سازمان مورد استفاده قرار گیرد و هم می‌تواند به عنوان فعالیتی مجزا مورد بهره‌برداری قرار گیرد.

۱– از سطحی به سطح بالاتر

سطوح تشریح شده در هر فرایند اطلاعاتی عمومی در رابطه با وضعیت سازمان می­دهد. هر سازمانی باید توضیحات هر سطح را با توجه به زمینه و شرایط سازمانی خود تفسیر نماید.

تجربه نشان می‌دهد که هر سازمان برای برنامه‌ریزی بهبود باید فعالیت‌هایی را برای ارتقا به سطوح بالاتر تعیین نماید. این اقدامات از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت خواهد بود. در هنگام توسعه PST این اقدامات باید برنامه‌ریزی گردد (فلش‌ها در شکل زیر را ملاحظه فرمایید). این کار فرآیند ارزیابی را راحت‌تر کرده و به توسعه و ارتباطات کمک می‌کند.

فلش‌های شکل شماره (۵) در واقع اقدامات بهبودی است که سازمان در هر فرایند باید انجام دهد تا امکان حضور او در سطوح بالاتر مهیا گردد. بنابراین محتویات هر فلش (اقدامات بهبود) متفاوت خواهد بود. به منظور پیشرفت از سطحی به سطح بالاتر، محتویات فلش باید به صورت کامل برآورده گردد. وقتی که محتویات فلش را به صورت رضایت‌بخشی برآورده کردید، می‌توانید امتیاز آن سطح را به خود بدهید.

 

 

 

 

 

 

۲- اولویت‌بندی برنامه‌های بهبود (مدیریت اهداف)

هر PST شامل تعدادی فرایند، هر فرایند شامل ۱۰ سطح و هر سطح شامل چند اقدام بهبود (فلش‌ها) برای حرکت به سطح بالاتر است. این طور نیست که تمامی فرایندها در هر مقطع زمانی دارای اهمیت یکسانی باشد. اولویت‌ها معمولاً بر اساس استراتژی‌های کسب و کار و شرایطی که سازمان در آن قراردارد، تعیین می‌گردند.

این بدان معناست که هدف‌گذاری باید بر اساس سطح هر فرایند صورت پذیرد نه بر اساس میانگین سطح کلی سازمان. به عنوان مثال ممکن است برای سازمانی ارتقا سطح در فرایند X از ۶ به ۷ مهمتر از ارتقا سطح فرایند Y از ۳ به ۴ باشد.

البته نظر به تعامل داخلی PSTها، امکان رسیدن به امتیاز ۷ در یک فرایند در حالیکه در سایر فرایندها سازمان در امتیاز ۲ بسر می‌برد، وجود ندارد. این موضوع تعامل و رابطه متقابل بین فرایندها هر PST را نشان می‌دهد.

۳- جدول اقدامات بهبود

با توجه به نکات فوق و با تکنیک‌های مختلفی که در اولویت‌بندی پروژه‌های بهبود حاصل از خودارزیابی وجود دارد (به طور مثال با ضرب امتیازات درجه اهمیت در قابلیت اجراء)، هر سازمانی باید اقدامات بهبود خود را اولویت‌بندی نماید.

در زیر نمونه فرم‌ کاربردی جهت پیاده‌سازی اثربخش این مدل تقدیم حضور می‌گردد.

 

ویژگیهای کی گروپ در اجرای این فعالیت در سازمان ها:

 

  • مطالعه وسیع تیم تحقیق و توسعه
  • بومی سازی مدل
  • دارای نمایندگی شرکتهای معتبر بین المللی و امکان مقایسه با شرکتهای طراز اول
  • استفاده از مشاوره هنس ون بیک مدیر منابع انسانی فیلیپس در شناسایی ابعاد و ضروریات مدل
  • تعریف پروژه های بهبود بر اساس اندازه و نوع سازمان
  • تعریف مدل حاکمیتی ویژه هر کسب و کار
  • سیستم پشتیبانی قوی کی گروپ
  • برنامه تغییر نگرش کارکنان
  • تیم کارشناسی و مدیریتی حرفه ای
  • نشر کتاب ابزار ارزیابی فرایندهای مدیریت منابع انسانی
  • توسعه مدل بلوغ فرایندهای مدیریت منابع انسانی میر سپاسی(Mir HRM3) نظر به مسئولیت اجتماعی کی گروپ

info@KGroupCo.ir

مدیر پروژه: محمدجواد آبگون

بدون نظر

نظر شما چیست؟